на счет того когда все вмсесте встретимся предложение такое:
выбираем ответственного(только не я,я табличку веду) и каждый скидывает ему в личку,когда и в какое время и куда(из заранее оговоренных мест) кто может приехать...

потом все это сводится воедино и вывешивается тута...

ну как???